Universal Scan

Hỗ trợ các loại máy quét để bàn, máy đa chức năng (có thể scan, quét), các thiết bị ngoại vi có thể sao chụp và trích xuất hình ảnh với các chuẩn quét TWAIN, WIA. Phần mềm Universal Scan có thể quét tài liệu văn bản từ bản cứng (hard-copy) để xuất ra file hình ảnh hoặc cũng có thể nhập vào những file mềm sẵn có - hỗ trợ hầu hết các chuẩn tập tin hiện hành như TIFF, JPEG, BMP, PNG,….

Nhu cầu số hoá, trích xuất dữ liệu và quản lí các thông tin đã được lấy ra từ các bản cứng tài liệu khô khan ngày càng trở nên cấp thiết cho hầu hết các doanh nghiệp. Việc quét tài liệu của một nhân viên văn phòng sẽ trở nên hiệu quả hơn, thú vị hơn và dĩ nhiên bớt nhàm chán hơn nếu chúng ta giảm lược được một số công đoạn trong quy trình như đặt tên tập tin sau khi quét, tách ra thành từng bộ riêng biệt để phân loại, quá trình sau khi quét tích hợp vào các hệ thống hạ tầng cơ sở sẵn có… Với UniversalScan, doanh  nghiệp có thể giải quyết được hầu hết các vấn đề nêu trên để có thể tăng hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu việc phải bỏ ra phần lớn chi phí cho nhân sự chỉ để quét tài liệu và phân loại hồ sơ.

Hỗ trợ các loại máy quét để bàn, máy đa chức năng (có thể scan, quét), các thiết bị ngoại vi có thể sao chụp và trích xuất hình ảnh với các chuẩn quét TWAIN, WIA.

Phần mềm Universal Scan có thể quét tài liệu văn bản từ bản cứng (hard-copy) để xuất ra file hình ảnh hoặc cũng có thể nhập vào những file mềm sẵn có - hỗ trợ hầu hết các chuẩn tập tin hiện hành như TIFF, JPEG, BMP, PNG,….

Giao diện tương đối giản đơn và thân thiện với người dùng, với những thumbnails hình cho từng bộ hồ sơ, tài liệu, người dùng có thể kiểm soát và kiểm tra lại chất lượng của từng hình ảnh đã được quét vào hệ thống. Quản lí bộ hồ sơ, trang đã quét bằng cách kéo thả chuột (drap-drop).

Tương tự như các phần mềm sao chụp và tách bộ khác, phần mềm còn có các tính năng chính của riêng mình để có thể hiệu chỉnh ảnh trong suốt quá trình quét để cho hình ảnh tốt nhất sau khi quét như: tự động lọc bụi bẩn, xoá viền trang văn bản, xoá trang trắng,…

Cho đến thời điểm hiện tại, phần mềm đã có phiên bản đa ngôn ngữ (hỗ trợ cả Tiếng Việt) giúp người dùng dễ dàng tương tác và nâng cao tính hiệu quả trong công việc. Người dùng sẽ không còn cảm giác sợ “công nghệ cao” cho việc cấu hình hoặc thiết lập các thông số để tuỳ chỉnh trong phần mềm. Giao diện và các nút được giản đơn, tối ưu hoá sao cho người dùng có thể tương tác độc lập một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm là khả năng tách bộ và đặt chỉ mục cho từng loại hồ sơ văn bản. Chúng ta có thể thiết lập và tuỳ chỉnh để có thể tách bộ các loại hồ sơ, văn bản, tài liệu bằng mã vạch (barcode), trang trắng (blank page), hoặc bằng bộ đếm. Loại bỏ thời gian dư thừa và tăng giá trị đầu ra khi giới hạn được thời gian chúng ta phải tách bộ bằng tay khi quét tài liệu.

Khả năng xuất file đầu ra đa dạng và linh hoạt. Hỗ trợ xuất ra file TIFF, PDF, PDF/A Multipage. Đồng thời với khả năng lập chỉ mục cho từng loại hồ sơ, tài liệu khi xuất file, đặt tên file theo các chỉ mục đã được thiết lập và tự động xuất file với các tên mong muốn; đồng thời giúp bộ phận IT có thể tích hợp vào các hệ thống DMS, ECM, BPM sẵn có của công ty từ các metadata sẵn có từ các tập tin đã được quét.