Alfresco DMS

Một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một hệ thống máy tính (hoặc thiết lập các chương trình máy tính) được sử dụng để theo dõi và lưu trữ tài liệu điện tử và / hoặc hình ảnh của tài liệu giấy. Thuật ngữ này có một số trùng lặp với các khái niệm về hệ thống quản lý nội dung. Nó thường được xem như một thành phần của các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) và liên quan đến quản lý tài sản kỹ thuật số, hình ảnh tài liệu, hệ thống quy trình làm việc và hệ thống quản lý hồ sơ.

Alfresco DMS

Đối với bất kỳ tổ chức nào thì sự hài lòng, dịch vụ khách hàng, tính liên tục trong kinh doanh hay phối hợp hiệu quả thì quản lý tài liệu vẫn chiếm vai trò rất quan trọng.

Ngày nay, người dùng muốn một giải pháp hành chính đơn giản, với ứng dụng được cấu hình đơn giản, trong khi các công ty, tổ chức muốn nhất quán trong quản lý với một hệ thống quản lý nội dung mạnh, mềm dẻo đáp ứng yêu cầu. Alfresco cung cấp hệ quản trị tài liệu nguồn mở hàng đầu có các tính năng chụp ảnh, tìm kiếm và cộng tác đơn giản với nhiều dịch vụ thư viện đầy đủ và quản lý qui trình trong một nơi mạnh mẽ và hợp nhất.

Quản lý tài liệu truyền thống

Quản trị tài liệu kiểu truyền thống gây khó khăn cho người quản lý bởi một đống tài liệu phức tạp được phát triển theo bề dày lịch sử của những ứng dụng phần mềm doanh nghiệp lớn và phức tạp. Đó là một hệ thống quản lý:

• Phức tạp và khó sử dụng
• Chi phí cao
• Ít người ưa chuộng – khoảng 5% người sử dụng

Việc lựa chọn một hệ thống tài liệu mạnh, phức tạp hay đơn giản dùng một hệ thống thiếu những tính năng cần thiết dẫn đến tỉ lệ người ưa chuộng rất thấp. Những hệ thống người dùng đã quen thuộc là:

• Chia sẻ Ổ đĩa để lưu trữ
• Gửi Email cho đối tác
• Tìm kiếm trên Google
• Tổ chức phân loại thông tin như Yahoo
• Cấu trúc thư mục và mục lục của kế hoạch dự án

Hệ thống quản lý tài liệu Alfresco

Alfresco cung cấp hệ quản trị tài liệu có giao diện thân thiện lôi cuốn người dùng, được xây dựng trong một hệ thống với các dịch vụ bên ngoài thông suốt trong hệ ECM hoàn chỉnh.

• Hệ thống tập tin ảo - Thay thế ổ đĩa chia sẻ và cung cấp cùng một giao diện
• Quy tắc giống thư điện tử - Cấu hình qui tắc plug-in để tự động các xử lý tay và các xử lý bên ngoài
• Tìm kiếm giống Google - Tìm kiếm trực tiếp từ FireFox hoặc IE7
• Xem giống như Yahoo - Trích dẫn và phân lọai siêu dữ liệu tự động
• Không gian thông minh -Không gian cộng tác thông thường tốt nhất
• Hỗ trợ qui trình thông suốt

Đóng góp nội dung

• Hệ thống tập tin ảo làm ECM đơn giản như một ổ đĩa chia sẻ thông thường
• Đồng bộ hóa cặp tài liệu CIFS
• Cổng truy cập - JSR-168

Phân loại nội dung

• Trích siêu dữ liệu và phân loại từ tất cả các giao diện

Tìm kiếm nâng cao

• Tìm kiếm mở trên FireFox hoặc IE7 thông qua nhiều kho chứa Alfresco và những kho chứa bên ngoài khác

Công cụ quản lý và chuyển đổi dữ liệu

• Dịch vụ chuyển đổi Office sang ODF/PDF, PowerPoint sang Flash

Library Services

• Đưa dữ liệu vào/ra – Kiểm tra phiên bản chính và phụ
• Kiểm toán - Ai tạo, ai cập nhật, tạo khi nào, cập nhật khi nào
• Liên kết tài liệu - nhiều cấp

Cộng tác nhóm

• Wizard thư viện - ứng dụng tốt nhất cho cấu trúc tài liệu, nội dung, bảng mẫu, quy tắc và tiến trình
• Diễn đàn trợ giúp - bàn luận
• Tiến trình làm việc dựa trên Email đơn giản – “chi phép/ không cho phép” nhúng URL
• Gửi Email và thông báo thay đổi bằng RSS

Tích hợp tiến trình công việc

• Tích hợp jBPM - hỗ trợ tiến trình công việc phức tạp
• Quản lý nhiệm vụ theo biểu đồ
• Quá trình thực thi – Quản lý chu trình làm việc của văn bản an toàn

Bảo mật

• Quản lý người dùng và bảo mật dữ liệu với Người dùng, Nhóm, Vai trò
• Bảo mật theo mức độ tài liệu
• Đăng nhập một lần thông qua NTLM hoặc LDAP

Lợi ích

• Tăng tính ưa chuộng của người dùng – Tất cả người dùng trong hệ thống
• Giảm chi phí đáng kể
• Giảm rủi ro
• Triển khai nhanh